Kaip valdyti IT ūkį: „MG Baltic“ patirtis

Norint gauti daugiau naudos iš informacinių technologijų, IT ūkį reikėtų laikyti ne kaštų centru, o papildomą vertę įmonei teikiančiu elementu. Svarstant IT plėtros projektus, reikėtų naudoti TCO (angl. Total Cost of Ownership) metodą, o nestrateginius įmonės veiklos procesus pirkti iš šalies. 

Marijus Strončikas, koncerno „MG Baltic“ IT ir pirkimų direktorius, pabrėžia, kad pagal požiūrį į informacines technologijas (IT) įmones galima skirstyti į du tipus: tas, kurios IT ūkį laiko kaštų centru, ir tas, kurios jį laiko papildomą vertę įmonei teikiančiu verslo elementu.
 
Pirmosios siekia kuo geriau sutvarkyti IT priežiūrą, kad būtų kuo mažiau incidentų ir su jais siejamų išlaidų. Tokių įmonių požiūris: kuo mažiau IT įmonėje – tuo mažiau kaštų.

Šios įmonės įrangą ir paslaugas perka tik tada, kai tai būtina (kai kas nors sugenda arba gresia veiklos sutrikimai), ir tik tai, kas būtina konkrečiai funkcijai atlikti arba iškilusiems poreikiams patenkinti.

Tokių įmonių biudžetas paprastai būna orientuotas į IT priežiūrą, daugiausia laiko skiriama gaisrams gesinti. IT darbuotojų skaičius, jei įmanoma, mažinamas.

Investuoja į ateitį

Antro tipo įmonės mato investicijų į IT naudą – jos mano, kad tokios investicijos gali padidinti įmonės produktyvumą. Efektyvumo paprastai siekiama automatizuojant procesus.

„Su tokiomis pačiomis sąnaudomis kaip anksčiau po investicijos galima padaryti daugiau. Arba galima sumažinti sąnaudas ir su mažesnėmis sąnaudomis padaryti tiek pat, kiek anksčiau. Trečias variantas – su didesnėmis sąnaudomis po investicijos galima padaryti daugiau ar greičiau nei rinka ar konkurentai“, – galimas investicijų į IT ūkį naudas VŽ konferencijoje „Įmonių finansai 2016“ vardijo p. Strončikas.

 
Tokios įmonės savo IT padaliniams kelia ir atitinkamai didesnius tikslus: suprasti įmonės veiklos procesus, prisidėti prie jų keitimo, inicijuoti pokyčius.

Šiuo atveju IT biudžetas orientuotas ne tik į IT palaikymą ir priežiūrą, bet ir vystymą – IT įranga ir išorės paslaugos perkamos, siekiant užtikrinti veiklos procesų tęstinumą ir įvertinant planuojamus pokyčius. O nenumatytiems atvejams tokios įmonės paprastai turi iš anksto parengtas IT priemones ir planus.

„Paprastai kalbant, perkama tai, kas tinka ne tik šiandien, bet tiks ir pakeitus veiklos procesus ir leis procesą padaryti efektyvesnį“, – sako „MG Baltic“ IT ir pirkimų direktorius.

Vertinti reikia visą kainą

Didinti IT naudą įmonei ne taip sunku, kaip gali atrodyti. Esą geriausia pradėti nuo žinių – didinti įmonės vadovų ir darbuotojų žinias apie IT taikymo būdus, gerąsias praktikas ir naujoves. Taip pat jis siūlo IT vadovus kviesti į susirinkimus, kuriuose svarstomi ir priimami veiklos keitimo sprendimai. IT vadovams turėtų būti leidžiama ir netgi privaloma siūlyti pokyčius. Itin svarbu turėti tokius IT vadovus, kurie būtų pajėgūs tai daryti.

„Investicijos į IT gali gerokai padidinti efektyvumą arba optimizuoti veiklos procesus, kainą, greitį, padidinti kliento pasitenkinimą. Pavyzdžiui, nuo kliento užsakymo pateikimo iki įvykdymo vietoj 10 veiksmų galbūt užtektų penkių. Gali gerokai sutrumpėti užsakymo įvykdymo laikas, pavyzdžiui, vietoje 48 valandų gali užtekti 24 valandų. Informacinės sistemos taip pat gali sumažinti procesui atlikti reikalingų darbuotojų skaičių („MG Baltic“ atveju – apie 20–30%) ir pačią proceso savikainą (apie 15–20%). Be to, įmonė įgauna papildomą konkurencinį pranašumą“, – pasakoja pranešėjas.

Svarstant IT vystymo projektus, p. Strončikas pataria visada naudoti vadinamąją visuotinių nuosavybės kaštų metodiką TCO.

 
 

Ši metodika sako, kad visų projektų kainos susideda iš dviejų dalių – vienkartinių ir nuolatinių išlaidų.

Prie pirmosios priskiriama programinės ir techninės įrangos įsigijimo kaina, taip pat darbų (diegimo, pritaikymo, mokymo) kaina.

Prie nuolatinių išlaidų priskiriami metiniai ar mėnesiniai mokesčiai, periodinės priežiūros, vystymo ar papildymo išlaidos.

Personalas, klientai ir logistika

IT taip pat leidžia didinti pardavimus ir gerinti santykius su klientais. Tai galima pasiekti automatizuojant tiekimo grandinę ir tiksliau bei greičiau atliekant užsakymus. Padidinti pardavimus galima ir bendrinant visas turimas žinias apie klientą ir jo operacijas tarp skirtingų įmonės padalinių. Dar vienas svarbus elementas – savitarnos sistemos.

„Klientai patys gali atlikti dalį jūsų darbo, skirto jiems aptarnauti, ir dėl to tapti laimingesni“, – sako p. Strončikas.

Informacinės sistemos gali padėti taupyti laiką, kurį praleidžiame bendraudami su klientais ir partneriais. IT padeda derėtis nepakilus nuo kėdės, be tam tikrų skaičiavimų ir papildomų susitikimų. Kad tai būtų galima padaryti, reikia turėti pažangias verslo analitikos sistemas.

Pašnekovo teigimu, IT padeda organizuoti ir pirkimų konkursus. Tokiu pat būdu galima ir formuoti užsakymus tiekėjams (gaminių, žaliavų, perparduodamų prekių ir kt.). Tai leidžia padidinti dalyvių skaičių ir konkurenciją tarp jų. Pavyzdžiui, vietoj dviejų trijų tiekėjų galima sudominti 10–20.

Sandėlių valdymo sistemos leidžia ne tik optimizuoti atsargas centriniuose ir regioniniuose sandėliuose, bet ir prekybos vietose. Jos leidžia įmonėms sumažinti veiklai reikalingų sandėlių plotą ir kiekį, taip pat sandėliuose dirbančių darbuotojų skaičių. Optimizavus procesus, žmogiškuosius išteklius sandėliuose (atrinkėjų, krovikų, sandėlininkų) esą galima sumažinti apie 20–30%.

Be to, teigia pašnekovas, informacinės atsargų valdymo sistemos leidžia susigrąžinti iki 10–20% lėšų iš atsargų, nesumažinant pardavimų. Kartais pardavimus pavyksta padidinti iki 15%.

Logistikos sistemos leidžia apie 10–15% sumažinti transporto sąnaudas – optimizuoti maršrutus, transporto parką ir apkarpyti kilometrų skaičių.

Darbuotojų apkrovas fiksuojančios informacinės sistemos leidžia daugiau padaryti su esamais darbuotojais arba tiek pat su mažiau žmonių.

Investavus į atitinkamas technologijas, galima sutrumpinti naujiems darbuotojams parengti reikalingą laiką, sumažinti išlaidas, klaidų skaičių ir jų kainą.

Paslaugos iš išorės

Ponas Strončikas siūlo dalį IT paslaugų pirkti iš išorės. Tokį sprendimą galima priimti, kai IT nėra strateginio proceso dalis.

Štai „MG Baltic“ grupėje yra apie 1.300 asmeninių kompiuterių ir apie 90 tarnybinių stočių. Maždaug 700 kompiuterių ir 50 tarnybinių stočių įmonėse „Mineraliniai vandenys“, „Tromina“, „Stumbras“ „MG Valda“, „Mitinja“ ir keliose kitose valdomi centralizuotai. Dar apie 600 kompiuterių ir 40 stočių įmonėse „Apranga“, LNK, „Mediafon“ ir keliose kitose yra valdomi kaip atskiri IT ūkiai, jie turi savo IT vadovus.

Centralizuotą grupės IT ūkio dalį ilgą laiką sugebėjo prižiūrėti vos 2 žmonės: IT vadovas ir verslo valdymo sistemos administratorius. Atskiruose necentralizuotuose IT ūkiuose grupės bendrovėse dirba apie 25 žmonės: penki IT vadovai ir apie 20 specialistų.

Tokius rodiklius grupei pavyksta pasiekti dalį IT paslaugų perkant iš išorės. Įmonė taiko „SaaS“ (angl. Software as a service) veiklos modelį, kai IT suskaidytos į atskiras paslaugas ir visos jos perkamos iš išorės. Kiekvienos paslaugos kaina priklauso nuo vartotojų skaičiaus.

Tokius rezultatus pavyko pasiekti ne iš karto. 2001 m. (p. Strončikas prie „MG Baltic“ prisijungė 2002 m.) žmogiškieji IT ištekliai buvo perkelti į vidinę grupės IT įmonę. Po metų ši vidinė IT organizacija pradėta keisti, buvo pritaikyta ITIL (angl. Information Technology Infrastructure Library) metodika. 2003 m. visas grupės IT ūkis perėjo prie minėto „SaaS“ modelio. 2005 m. vidinė IT įmonė parduota didelei IT įmonių grupei. Su ja pasirašyta 100% IT paslaugų iškėlimo sutartis 5 metų periodui, vėliau, 2010 m., grupės IT paslaugos perkeltos kitam IT paslaugų teikėjui.

Pašnekovas siūlo atidžiai pasirinkti partnerius. Taip pat perspėja dėl vieno paradokso: paprastai įmonės nori iškelti tai, ką kiti moka daryti geriau už jas. Tačiau IT iškėlimo sutartyse svarbu tiksliai nurodyti, ką ir kaip daryti, t. y. reikia detalizuoti tai, ką iškeliančioji įmonė moka prasčiau už pasirinktą paslaugų teikėją. Ponas Strončikas siūlo išeitį: visose sutartyse stengtis nurodyti, kokį rezultatą turi pasiekti teikėjas. Iš teikėjų reikia reikalauti rezultato, kurį galima pamatuoti, bet vengti nurodyti, „ką ir kaip daryti“. Jokiu būdu nereikėtų riboti priemonių ir apibrėžti, kokiomis priemonėmis ar būdais to rezultato turi būti siekiama, nors paslaugų teikėjai paprastai nori apibrėžti, ką ir kaip jie darys.

Tarptautinių ir Lietuvos IT rodiklių palyginimas

„Gartner“ (tarptautinėje rinkoje) ir „Norstat“ su „Civitta“ (Lietuvos rinkoje) atliktos apklausos rodo, kad Lietuvoje išlaidos IT ir IT specialistų skaičius įmonėse yra gerokai mažesnis nei vidutiniškai pasaulyje.

Pavyzdžiui, Lietuvoje verslo įmonės IT vidutiniškai išleidžia apie 0,5% įmonės apyvartos, o tarptautinis rodiklis siekia 3,2%. Kalbant absoliučiais skaičiais, tai apie 6 kartus daugiau nei Lietuvoje.

Lietuvoje IT specialistai įmonėse vidutiniškai sudaro apie 2,3% visų darbuotojų, o užsienio šalyse apie 5,1%. Šis rodiklis smarkiai keistųsi, jeigu dalis IT būtų iškelta ir perkama kaip paslauga.

Įmonių metinės išlaidos vienam IT naudojančiam darbuotojui Lietuvoje vidutiniškai siekia nuo 2 iki 10 kartų mažiau nei pasaulyje. Pavyzdžiui, Lietuvos mažmeninės ir didmeninės prekybos sektoriuje šis rodiklis yra apie 1.400 Eur, o pasaulyje – apie 5.500 Eur.

Verslo žinios